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WebSite von Andrea Neumann und Alexander Mikula

Wir sind künstlerische Fotografen und Digital Artists.

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Rund um die Ausstellung: Was alles zu tun ist

Alexander Mikula

Ausstellungen sind viel Arbeit. Auch solche bei denen die Bilder nur virtuell gezeigt werden – wie bei unserer aktuellen Veranstaltung Unreal Exhibition. Und ich spreche da nicht von den Arbeiten selber, sondern vom unvermeidlichen Drumherum…

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Wie oft haben wir das gehört: „Oh, ihr stellt nur im Internet aus? Na, da habt ihr es ja leicht“. Leicht? Wirklich? Ich gebe ja zu, wir ersparen uns die Ausarbeitung der Bilder, die Freuden des An- und Abtransports samt Hängung und die Lagerung. Das war’s dann aber auch schon. All die anderen zeitraubenden Sachen die ja eigentlich nicht direkt mit den Arbeiten zu tun haben, sind noch immer notwendig und erfordern einiges an herumlauferei...

Um das ein wenig zu illustrieren schreibe ich hier mal eine kleine Aufstellung der Tätigkeiten zusammen, die aus unserer Sicht für eine Ausstellung unerlässlich sind – vor allem wenn man keine große Institution ist und selbst für die Organisation sorgen muss:

Location für Opening und/oder Ausstellung finden

Selbst wenn die Ausstellung virtuell ist wie in unserem Fall ist doch ein Opening Event (vulgo: Vernissage) eine gute Idee. Das macht auf die Ausstellung aufmerksam, man hat direkten Kontakt zum eigenen Publikum, kann sich Feedback abholen und vielleicht sogar den einen oder anderen Verkauf tätigen. Und ein Event ist immer auch eine gute Visitenkarte und die Gelegenheit andere Leute kennenzulernen – und die Liste seiner Kontakte zu erweitern. Wir brauchen doch alle die Öffentlichkeit, oder?

Wo bekomme ich eine Location her: Am besten einfach umsehen.

  • Wo stellen die anderen aus?
  • Welche Locations wurden beim letzten Festival (z.B. eyes on – Monat der Fotografie) bespielt?
  • Was sagen die Interessensgemeinschaften (z.B. IG Kultur oder IG Bildende Kunst)?
  • Steht wo eine Wohnung leer, ein Geschäftslokal vielleicht?
  • Zeitungen sind auch ein guter Tipp (z.B.: Falter).
  • Gemeinsam mit einer anderen Gruppe oder einem anderen Künstler (z.B. uns), vielleicht, oder in einem Vereinslokal (z.B.: Q-Pro)?
  • Auch Universitäten sind eine Möglichkeit und Ämter.

Es gibt wirklich vieles – man muss sich einfach nur antun danach zu suchen.

PR Strategie für die Ausstellung festlegen

Was nutzt die beste Ausstellung wenn keiner davon weiß und wir bei der Eröffnung alleine da stehen (das ist die Ur-Angst aller Ausstellenden. Glaubt mir. Ihr seid nicht alleine damit). Also muss die das geneigte Publikum, das nach unserem Event nur so lechzt, informiert werden damit sie möglichst zahlreich erscheinen.

Was heißt jetzt Strategie: Es ist deutlich leichter sein Publikum zu erreichen wenn man weiß wer das eigentlich ist. Fotoliebhaber? Tierfreunde? Eher jüngere Menschen? Zumindest eine grobe Ahnung hilft da schon – sonst muss man mit der Gießkanne auf sich aufmerksam machen und das kostet Zeit und nicht selten Geld. Kennt man seine Dialoggruppen (ha, jetzt ist es draußen, das böse Wort) dann kann man beginnen zu planen was man in welcher Reihenfolge wie oft und wann tut. Am besten ist das wirklich auch ein schriftlicher Plan, sonst geht das in der Hitze des Gefechts unter.

PR Maßnahmen für die Ausstellung durchführen

Abgesehen von allen Aktivitäten die auch ohne eine aktuelle Ausstellung laufen (sollten) gibt es unzählige Möglichkeiten was zu tun:

  • Flyer / Postkarten: nicht teuer, lassen sich gut in großen Mengen herstellen und gezielt verteilen – vor und während der Veranstaltung. Und nette Exemplare werden gerne auch aufgehoben und in Tagebücher geheftet .
  • Newsletter: einfach zu erstellen und funktionieren sehr direkt. Allerdungs setzt das voraus dass man bereits Adressen hat. Deshalb sollten bei Veranstaltungen auch immer Kontaktlisten aufliegen. Achtung hier auf das Medienrecht – wann wer einen Newsletter bekommen darf ist gesetzlich geregelt.
  • Website / Blog: Wenn ich von einem Event gehört habe und interessiert bin, dann werde ich ihn mit hoher Wahrscheinlichkeit im Netz suchen. Gut wenn dann eine Site auftaucht bei der ich alle wichtigen Infos finde. Alle! Im ernst – es ist mir nicht einmal passiert das auf einer Veranstaltungsseite entweder der Ort oder das Datum oder die Öffnungszeiten gefehlt haben. Das kann nicht sein…
  • Social Media: Twitter, Facebook, Google Plus, Xing – wie sie alle heißen. Hier lässt sich gut veröffentlichen, gut aufmerksam machen. Die Frage ist allerdings: ist mein Publikum dort auch und lesen sie mit? Habe ich bereits eine Beziehung mit ihnen? Wenn nicht, dann werden die Ankündigungen wohl kaum wahrgenommen und wenn schon, dann als nervig. Wirklich funktionieren wird eine Social Media Kampagne wohl eher dann wenn ich bereits mit anderen interagiere, regelmäßig poste und kommentiere. Einmal im Jahr ein „ich mache eine Ausstellung. Die ist voll toll!“ zu posten wird keinen locken. „Bitte like mein Event“ wohl auch nicht (nuthin‘ said)
  • Online Dienste: Es gibt unzählige online Presse- und Veranstaltungsdienste. eSeL ist einer davon. Der APA Termindienst ein weiterer. Sein Event hier einzutragen ist deshalb gut weil es dadurch im Rang bei Google ansteigt (Referenzen), online Journalisten auch Daten brauchen, viele diese Dienste Newsletter mit Veranstaltungshinweisen an Abonnenten schicken. Und man kann darin suchen.
  • Plakate / FreeCards / CityLight etc.: Als Gag ganz nett (wir verwenden bei Unreal Exhibition die CityLights bei der Oper – das ist allerdings Teil des Ausstellungskonzeptes), aber für „Kleine“ kaum sbezahlbar. Und ohne flankierende Maßnahmen wie Fernseh- oder Radiowerbung werden die Plakate kaum wahrgenommen und sind damit nicht sinnvoll. Ein Plakat im eigenen Stammlokal oder in den Lokalen rund um den Ausstellungsort, ja, vielleicht – aber flächendeckend in der ganzen Stadt wohl kaum. Nicht flächendeckend schon gar nicht.
  • Schaltungen in Printmedien: Bezahlte Schaltungen sind teuer – und müssen öfter oder sehr groß gemacht werden um Wirkung zu zeigen. Unbezahlte Einträge zu bekommen ist…eine andere Geschichte. Wenn ihr einen Journalisten in eurem Bekanntenkreis habt, dann fragt ihn mal wie er am liebsten auf ein Thema aufmerksam gemacht werden will. Und wann. Davon kann man viel lernen…
  • Schaltungen in Radio und Fernsehen: wenn ihr das machen wollt meldet euch bitte bei mir. Ich lerne immer gerne Leute mit viel Geld kennen… Im Ernst: manchmal gibt es freie Slots, die sind erträglich teuer. Und meist zu einer unmöglichen Sendezeit. Bevor ihr das tut fragt euch einmal: wie oft hört ihr eine Werbung vom Kunsthistorischen Museum in Wien im Radio. Nie? Eben.
  • Ist das alles: Nein. Auch hier gilt: umschauen.

Ein Wort noch, vielleicht, zu dem viel strapazierten Thema „Monitoring“: wieviele „Freunde“ ich auf Facebook habe, wieviele „likes“ oder wie oft meine Website aufgerufen wurde: all das hat nur mittelbar wenn überhaupt etwas damit zu tun wie viele Leute dann tatsächlich auch kommen. Christian Henner-Fehr hat dazu einen guten Blog-Entry verfasst.

Ausarbeiten der Begleitmaterialien für die Ausstellung

Neben den Werken selbst gibt es bei Ausstellungen oft einiges an Druckwerk. Dazu gehören:

  • Kataloge
  • Flyer
  • Plakate
  • Ausstellungslisten
  • Preislisten
  • Visitenkarten
  • Bildbeschriftungen (diese kleinen Täfelchen neben den Bildern – und überlegt euch gut womit ihr die befestigt ;->)
  • u.v.a.m.

All das braucht Design,  Layout und will gedruckt werden. Das gilt besonders auch für die Banner die man oft am Eingang von Ausstellungen sieht. Je früher das getan ist, desto besser. Planung ist das halbe Leben – gerade hier. Ein Last-Minute Druckauftrag bei dem man nach der Lieferung sieht das auf dem Plakat „Austellung“ statt „Ausstellung“ steht (nicht fragen!), das ist nicht gut für die Nerven.

Die Vernissage / das Opening Event für die Ausstellung vorbereiten

Das Opening ist vermutlich der Zeitpunkt mit der größten Publikumsaufmerksamkeit. Und auch da braucht es Vorbereitung:

  • Was soll wo gezeigt werden? Ist es wem im Weg? Gut sichtbar? Braucht's ein Podest? Eine Husse?
  • Wer hält die Laudatio? Was wird sie/er sagen? Wann wird die Rede gehlaten?
  • Getränke und Snacks? Wer liefert die, wieviel und wo wird das Buffet aufgebaut? Sind genügend Gläser da und Servietten? Teller? Wer betreut das Buffet? Erfahrungsgemäß bleiben die Besucher länger wenn es was zu essen und trinken gibt. Das gilt besonders dann, wenn der Event unter der Woche ist und alle hungrig aus der Arbeit kommen.
  • Liegen alle notwendigen Infos aus? Ausstellungsliste? Preisliste? Promo Folder, Presse Folder und Kontaktliste? Visitenkarten?
  • Speziell im Winter: eine Garderobe. Sonst stehen alle im Mantel da und es ist ihnen heiss.
  • Reinigungsmaterial. Zum zwischendurch aufwischen – etwa wenn’s draußen schneit und der Boden aussieht wie ein Sumpf. Auch immer praktisch wenn mal wieder wer was ausleert.
  • Handkasse, Spendenbox, Rechnungsbons – speziell wenn etwas verkauft werden soll. Kataloge, zum Beispiel. Ah, und Kataloge gehören auch zu den Dingen die bei Ausstellungen üblich sind. Auch schön. Auch Arbeit.
  • Fotograf / Kameramann: gut für die Bearbeitung „danach“ und als Dokumentation des Events.
  • Versicherungen: eine Haftpflichtversicherung für den Fall der Fälle ist kein Fehler. Wozo? Bilder fallen gerne von der Wand und dem intelligenten Menschen der gerade daran herumgefummelt hat auf den Kopf. Beleuchtete Skulptur die Feuer fängt und die Location etwas aufheizt? Wem wird da nicht warm ums Herz. Die Werke selbst haben wir noch nie versichert. Aber bei uns sind das meist Bilder die sich gut reproduzieren lassen…
  • Wenn das Event im öffentlichen Raum ist: eine Genehmigung vom Magistrat. Aus aktuellem Anlass – die Herren von der Polizei waren aber recht freundlich zu uns .
  • Projektoren, Musik und was sonst noch so an technischem Equipment nötig ist.
  • Generell: wissen alle Beteiligten wann sie wo genau sein müssen? Nichts ist besser als – ohnehin nervös – auf den Laudator oder den Caterer zu warten.

So. Das sollte jetzt ein wenig illustrieren was bei der Vorbereitung einer Ausstellung vor sich geht. Und warum das wirklich viel Arbeit ist und einiges an Enthusiasmus braucht. Ich sage nicht, alles hier Erwähnte wäre unbedingt nötig - oder diese Liste wäre vollständig. Sicher nicht. Aber sie gibt vielleicht ein wenig Einblick warum wir knapp vor Ausstellungen immer etwas müde wirken…